Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, transmisión y transferencia de datos personales que la MENTU EDUCACIÓN SAS (en adelante “MENTU”) domiciliada en la ciudad de Bogotá, en la calle 202 # 56 50, con teléfono (+57) 320 4550793, identificada con el NIT No. 901.505.310-5, correo admin@mentu.co como Responsable o Encargado de sus datos personales, en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales encontrará los lineamientos organizacionales y de ley bajo los cuales MENTU realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial, laboral, de cooperación educativa o jurídica con MENTU, incluyéndolo a usted, estudiantes, padres de familia, docentes, usuarios, empleados o proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

INTRODUCCIÓN

MENTU tiene por objeto social principal el desarrollo de nuevos modelos de aprendizaje complementarios de la educación, a partir de las mejores prácticas pedagógicas, educativas, tecnológicas y digitales, con el objetivo de complementar la educación y promover el acceso a la misma por parte de miles de personas en Latinoamérica, comenzando por Colombia. 

Las actividades que lleva a cabo MENTU en desarrollo de su objeto social son de interés general, pues benefician a grupos poblacionales específicos: 

• Niños, niñas y adolescentes
• Instituciones educativas
• Docentes
• Familias

En desarrollo de las relaciones establecidas con sus grupos de interés, MENTU recibe información personal, de carácter privado, público y en algunos casos información de naturaleza sensible. Los datos que son administrados y tratados por MENTU son de naturaleza privada por lo tanto se garantiza la reserva de la información.

DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de MENTU como Responsable de los datos;
• POLÍTICA DE TRATAMIENTO O POLÍTICA: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por MENTU de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
• PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a MENTU y su comunidad en virtud de una relación contractual/obligacional;
• CLIENTE: Toda persona natural o jurídica con la que MENTU celebra un contrato para la prestación de servicios;
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, MENTU;
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, docente, usuario o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a MENTU;
• TRASMISIÓN: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

El tratamiento, manejo y protección de datos personales que adelante MENTU como responsable y/o encargado de la información estará sometido a los siguientes principios, los cuales serán aplicados e interpretados de forma armónica, sistemática e integral en todas las actividades: 

• Legalidad: El tratamiento de datos personales que se adelanta de conformidad con la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas que desarrollan la materia. 
• Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera precisa, previa y concreta al titular. 
• Libertad: El tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o ausencia de mandato legal que releve el consentimiento. 
• Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. 
• Acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecta o trate MENTU, serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos, ni comunicados a terceros sin autorización previa. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. 
• Seguridad: MENTU, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales según sea el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, técnicas, y administrativas, que encuentre necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan carácter de públicos tienen la obligación de garantizar la reserva de la información, la cual se hace extensiva hasta finalizada la relación contractual. 
• Temporalidad: Agotada la finalidad para la cual fue recolectada la información, MENTU deberá cesar su uso, salvo aquella información que deba ser conservada en cumplimiento de las disposiciones legales. 
• Protección especial de datos sensibles: MENTU no recolecta ni tratará datos personales de carácter sensible salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiere del consentimiento. La información sensible que se pueda llegar a recolectar tendrá un nivel especial de protección. 

USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

• El tratamiento que realizará MENTU actuando como responsable y/o encargado del tratamiento de bases de datos será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley 1581 de 2012, y el decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades según sea el caso: 

Los datos personales son utilizados para:

• Ejecución del contrato de servicios suscrito con MENTU.
• Pago de obligaciones contractuales.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, informativos, académicos, pedagógicos o aquellos relacionados con el desarrollo de los alumnos que hacen parte de MENTU.
• Registro de la información de los empleados administrativos, docentes, alumnos y padres de familia y/o responsables de los menores de edad vinculados a MENTU en la base de datos, en lo que corresponda.
• Registro de la información de los proveedores en la base de datos de MENTU, en lo que corresponda.
• Registro de la información de los aspirantes a celebrar el contrato de donación en la base de datos de MENTU, en lo que corresponda.
• Contacto con empleados, proveedores, docentes, padres de familia y/o representantes legales de los menores de edad y los alumnos, para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar con cada uno de estos Titulares.
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a MENTU.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y prevención de incidentes de información y fugas de información.
• Para proporcionarle a los vinculados a MENTU unos servicios de licenciamiento de la plataforma Mentu.
• Informar sobre nuevos servicios ofrecidos por MENTU.
• Lograr una eficiente comunicación entre MENTU y los titulares de la información y de esta forma facilitar el cumplimiento de su objeto social.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los usuarios, clientes, proveedores y empleados de MENTU, así como cuando sea necesario con entidades judiciales y administrativas en cumplimiento de la ley.
• Manejo y entrega de información a terceros encargados del tratamiento de la información vinculados contractualmente con MENTU y las entidades gubernamentales de educación que lo requieran.
• Efectos contables y tributarios, pago y cobro de facturas, pago de nómina, y otros.
• Manejo de la información que el usuario genera con el uso del sistema para prestar los servicios y hacer la plataforma una herramienta académica comprensible;
• Para generar información para fines estadísticos internos, estudio y personalización en el campo educativo.
• Para tener un contexto demográfico y socioeconómico de los estudiantes y poder analizar cómo estas variables impactan en la interacción y usabilidad de la plataforma; Para esta finalidad se recolectarán datos sensibles como: nombre, edad, curso, colegio, nivel socioeconómico, nivel digital, escolaridad de los padres, información del comportamiento y desempeño del estudiante en su interacción con la plataforma.

Le informamos igualmente que, en su calidad de Proveedor, Cliente (padre de familia y/o alumno) o docente sus Datos Personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante o para la identificación de su relación de cooperación educativa, datos que en algunos casos son de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada, pero en otros casos datos personales y/o sensibles que están sujetos a las autorizaciones dadas por usted a favor de MENTU En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de Datos Personales.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de MENTU salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros servicios pedagógicos y/o educativos, (iv) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores, docentes y a otras personas y oficinas según corresponda.

MENTU podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma MENTU podrá transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. MENTU ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de MENTU sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de MENTU o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MENTU como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a MENTU como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por MENTU, como Responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual el Colegio garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

Mentu Educación SAS

Teléfono: +57 320 4550793

Correo electrónico: admin@mentu.co

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos Personales: oficial.datospersonales@mentu.co 

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de MENTU, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a MENTU atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, MENTU receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

MENTU, como desarrollo del tratamiento de los datos personales que recoja o sobre los cuales esté encargado según sea el caso, adoptará todas las medidas de seguridad, físicas, tecnológicas y administrativas que considere pertinentes según los datos que maneje, las cuales serán aplicables en todo caso a las áreas encargadas. 

MENTU, en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y las exigencias establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará a esta última cualquier caso de fallas en la seguridad de la información que pueda haber causado pérdida, robo, consulta o modificación fraudulenta, y las medidas que se tomaron al respecto. 

ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES

En caso de que las autoridades con funciones jurisdiccionales o administrativas soliciten a MENTU la consulta y/o entrega de datos personales consignados en sus bases de datos; se evaluará de forma interna tal petición, y en caso de cumplir con todos los requerimientos legales, se documentará internamente el caso y se agregará al histórico que maneje internamente MENTU, esto en cumplimiento de las normas que rigen la materia. 

MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web https://www.mentu.co/tratamiento-de-datos.

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales a cargo de MENTU, quien actúa como responsable y encargado del tratamiento de información de terceros paralelamente ha sido aprobada y por lo tanto regirá a partir del 01 de enero de 2023.